Código de Conduta e Compliance

I – Nossa Cultura

Ramos, Bastos, Baeta & Machado é uma sociedade de advogados que investe continuamente na criação de mecanismos para a execução eficaz do trabalho jurídico prestado a seus clientes, tanto na esfera preventiva quanto na contenciosa. Os profissionais do escritório atuam com seriedade, lealdade e objetividade em diversas áreas do Direito, sempre comprometidos em entregar serviços de alta qualidade a todos os clientes, sem se afastar dos princípios e das regras deontológicas fundamentais da advocacia.

Estabelecido em Poços de Caldas, o escritório oferece uma estrutura adequada para proporcionar um atendimento eficiente, seja de forma presencial ou virtual, estando plenamente capacitado para acompanhar ações em todas as instâncias, desde os tribunais estaduais até os tribunais superiores.

Os elementos que compõem a identidade organizacional e o propósito do escritório são:

Este Código de Conduta e Compliance reflete nossos valores éticos, compromissos, práticas de boa gestão e padrões de comportamento.

II – Objetivo do Código de Ética e Conduta

Este Manual de Conformidade, baseado em nossos princípios e valores, tem como metas:

1. Estabelecer padrões e diretrizes que orientem a atuação dos sócios, associados, estagiários e colaboradores do RBBM;
2. Garantir o cumprimento das normas legais vigentes;
3. Implementar e disseminar mecanismos internos de integridade que possibilitem a prevenção, identificação e correção de condutas indevidas, fraudes, irregularidades e atos ilícitos.

Este Código de Conduta e Compliance aplica-se a todos os membros do escritório e, conforme o caso, também a terceiros, parceiros e prestadores de serviços que, de alguma forma, se relacionam com o RBBM.

Este Código deve ser observado em conjunto com as demais políticas e procedimentos do RBBM, ainda que tratem do mesmo tema, possuindo natureza complementar entre si.

Todos os membros do RBBM têm a responsabilidade de conhecer este Manual de Conformidade, seguir suas diretrizes em todas as atividades realizadas em nome do escritório e garantir sua ampla divulgação e adequado cumprimento.

Além disso, todos os profissionais do RBBM devem obrigatoriamente participar dos treinamentos oferecidos pelo escritório, que abrangem temas relacionados à cultura organizacional, ao posicionamento institucional e ao compromisso com o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis às atividades profissionais, incluindo aqueles de natureza trabalhista, de integridade e de proteção de dados, entre outros.

III – Deveres específicos

Os integrantes do escritório estão submetidos aos princípios da advocacia, ao Código de Ética e Disciplina da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e ao Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil (Lei Federal nº 8.906/1994).

Da mesma forma, no exercício de suas funções e nas relações com colegas, clientes, parceiros, fornecedores e autoridades públicas, devem observar e respeitar os princípios da legalidade, ética, transparência, confidencialidade e lealdade.

IV – Reclamação contra colaboradores

Com o intuito de assegurar a confiança no ambiente organizacional, todas as denúncias contra colaboradores devem ser tratadas de forma anônima, com prontidão, rigor e imparcialidade, garantindo a razoabilidade nas comunicações.

Para esse fim, será implementado um Canal de Denúncias.

O contato do Canal de Denúncias é: contato@rbbmadvogados.com.br

V – Ambiente de Trabalho

As relações entre os membros do RBBM devem basear-se na confiança, no respeito mútuo e na conduta íntegra, independentemente de cargo, posição hierárquica ou função. Todas as interações devem seguir estritamente as normas legais, os padrões éticos e as boas práticas de mercado.

É expressamente proibido qualquer tipo de assédio sexual, moral ou discriminação. Fica vedado o assédio moral entre membros, seja por meio de ameaças, humilhações ou insultos verbais.

Também é proibido constranger alguém para obtenção de vantagem ou favor sexual, especialmente quando o agente se utilizar de posição hierárquica ou autoridade relacionada à função exercida.

O envio ou encaminhamento de e-mails e outras comunicações com teor discriminatório é estritamente proibido.

O RBBM poderá implementar iniciativas para prevenir e identificar possíveis casos de assédio e discriminação, além de promover ações afirmativas voltadas a grupos vulneráveis.

É responsabilidade de todos os membros do RBBM preservar um clima organizacional positivo e um ambiente de trabalho harmonioso.

O RBBM compromete-se a manter um ambiente de trabalho seguro, em conformidade com as normas de segurança e saúde ocupacional. Cabe aos seus membros seguir rigorosamente os procedimentos estabelecidos para garantir a segurança e a saúde no trabalho.

VI – Compromisso Social e Sustentabilidade

O RBBM compromete-se com o desenvolvimento das comunidades onde opera e com a proteção ambiental, adotando medidas para minimizar o impacto de suas atividades no meio ambiente.

Além disso, o RBBM poderá criar e promover projetos voltados ao desenvolvimento econômico e social das comunidades em que atua.

Cabe a todos os membros do RBBM evitar desperdícios e contribuir para a preservação da biodiversidade, sempre respeitando e cumprindo as exigências legais aplicáveis.

VII – Acesso e Uso da Rede Eletrônica

Os membros do RBBM que têm acesso a sistemas de computador, equipamentos ou softwares do escritório devem empenhar-se na proteção desses recursos contra possíveis ameaças à segurança da informação.

É permitido o uso pessoal restrito da Internet, da intranet e do e-mail, desde que esteja em conformidade com as normas aplicáveis e não comprometa a produtividade. Exemplos incluem a realização de atividades profissionais e o envio de e-mails curtos fora do expediente ou durante os intervalos.

São considerados exemplos de conduta inadequada no uso das redes eletrônicas do escritório:

• Acessar, baixar, armazenar ou compartilhar intencionalmente conteúdos ou imagens de teor pornográfico;
• Fazer uso de materiais, imagens ou e-mails que contenham linguagem ofensiva ou comentários impróprios;
• Violar direitos autorais;
• Invadir ou tentar comprometer os mecanismos de segurança das redes eletrônicas.

VIII – Uso de Mídias Sociais

O uso de mídias sociais pelos integrantes do RBBM deve ser orientado pelos princípios deste Código e pela razoabilidade. Ao utilizar essas plataformas, os seguintes preceitos devem ser observados:

• I – Publicações que contenham posicionamentos racistas, sexistas, misóginos ou que expressem qualquer forma de preconceito, exclusão ou discriminação contra determinado grupo social, bem como postagens que façam ataques políticos a terceiros, são terminantemente proibidas e podem resultar no desligamento imediato do integrante do escritório.
• II – Expressões de opinião política ou social, desde que moderadas, são permitidas fora do horário de trabalho, fora das dependências do RBBM, e desde que contenham uma declaração expressa de que se tratam de opiniões pessoais, não refletindo a visão ou opinião do RBBM.

IX – Participação em Atividades Político-sociais e Filantrópicas

O RBBM não limita a participação de seus membros em atividades político-partidárias, sociais, comunitárias ou filantrópicas, desde que tais atividades ocorram a título pessoal e não interfiram nas responsabilidades profissionais.

Os membros não devem utilizar recursos, como equipamentos ou ferramentas eletrônicas do RBBM, nem seu nome e marca, para essas atividades, de forma direta ou indireta.

O RBBM poderá apoiar ou patrocinar ações sociais, comunitárias e filantrópicas de maneira institucional, respeitando os limites previamente estabelecidos pelo escritório.

É proibida a doação a entidades com reputação duvidosa, como aquelas condenadas administrativamente ou judicialmente por má gestão de recursos, ou que sejam apontadas por terceiros ou servidores públicos como beneficiárias de vantagens ilícitas ou injustificadas.

X – Comunicação Externa

Os integrantes do RBBM estão proibidos de fazer declarações que:

• I – Comprometam o sigilo profissional;
• II – Critiquem outros advogados ou profissionais;
• III – Ofendam as partes adversas dos clientes do RBBM ou discutam argumentos de advogados em causas patrocinadas (salvo quando necessário para proteger os interesses legítimos do cliente);
• IV – Comentem casos em andamento, a menos que haja autorização do cliente e do sócio responsável pelo caso;
• V – Ultrapassem os limites do mandato conferido ou infrinjam as normas éticas impostas a advogados e estagiários pela regulamentação profissional vigente.

XI – Aceitação e Relação com Clientes

A aceitação de novos trabalhos ou clientes pelo RBBM deve seguir os seguintes princípios:

• I – Legitimidade do trabalho proposto, com cautela para que a atuação não seja interpretada como uma atividade ilícita;
• II – Inexistência de conflitos de interesse;
• III – Conveniência do atendimento para o RBBM, considerando o impacto nos clientes antigos, a disponibilidade de pessoal qualificado e a capacidade do cliente de arcar com honorários justos e proporcionais à complexidade dos serviços.

A responsabilidade ética sobre o andamento de qualquer trabalho no RBBM é individual para cada integrante.

Os integrantes do RBBM devem observar todas as regras de ética profissional, além de:

• I – Não entregar autos judiciais ao cliente;
• II – Informar imediatamente ao cliente o recebimento de bens ou valores a ele pertencentes e fornecer recibo de quaisquer quantias recebidas;
• III – Evitar obter informações de um cliente que possam prejudicar outro;
• IV – Não apresentar alegações graves sem base em provas ou autorização expressa do cliente;
• V – Não aceitar poderes irrevogáveis, exceto em casos claramente especificados;
• VI – Não tomar decisões em nome do cliente que extrapolem as responsabilidades da advocacia.

XII – Conflito de Interesses

Os membros do RBBM estão impedidos de:

• I – Executar atividades externas que causem incompatibilidade de interesses com os clientes ou com o RBBM;
• II – Realizar negócios entre o RBBM e terceiros que resultem em benefício próprio.

Conflitos de interesse podem ocorrer em situações como:

• I – Exigências legais ou normativas aplicáveis;
• II – Quando o RBBM defender interesses contrários aos de um cliente atual ou anterior;
• III – Quando o RBBM for solicitado a impugnar um negócio no qual tenha participado;
• IV – Quando o RBBM tiver acesso a informações sigilosas de um cliente que possam prejudicar outro;
• V – Quando o RBBM for contratado pela parte oposta, e esta tenha compartilhado informações reservadas.

Em situações de possível conflito de interesse, e caso permitido pelo Código de Ética da OAB, o RBBM poderá implementar a segregação de equipes para impedir o compartilhamento de informações. Assim, é proibido:

• I – À equipe segregada: compartilhar informações do caso com outros membros do RBBM;
• II – Aos demais integrantes: abordar ou discutir com a equipe segregada qualquer detalhe relacionado ao caso.

Parágrafo único: O RBBM adotará medidas para assegurar que o acesso a documentos seja restrito exclusivamente à equipe segregada.

XIII – Relação entre Integrantes, Autoridades Públicas e Demais Agentes Governamentais

O relacionamento do RBBM com autoridades públicas e representantes governamentais deve ser guiado por princípios de integridade, ética e transparência. Os integrantes do RBBM devem compreender e cumprir a legislação vigente, como a Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/13) e demais normativas relacionadas.

Nas interações com agentes públicos, é obrigatório seguir regras específicas, como formalizar solicitações de reuniões por meio escrito e estar acompanhado de outro representante.

Qualquer prática de corrupção é terminantemente vedada no âmbito do RBBM. É proibido:

• I – Prometer, oferecer, conceder ou aceitar benefícios indevidos a agentes públicos, intermediários ou particulares;
• II – Financiar práticas ilícitas;
• III – Favorecer de maneira injustificada qualquer pessoa;
• IV – Utilizar intermediários para mascarar interesses;
• V – Obstruir ou dificultar a atuação de órgãos fiscalizadores;
• VI – Facilitar ou intermediar a entrega de valores ou benefícios ilícitos.

Despesas relacionadas a agentes públicos devem ser arcadas pelo próprio poder público.

No caso de clientes estrangeiros, os integrantes devem conhecer e observar as legislações anticorrupção internacionais aplicáveis.

XIV – Confidencialidade, Informação Privilegiada e Proteção de Dados Pessoais

Os integrantes do RBBM estão proibidos de divulgar informações confidenciais. Medidas apropriadas devem ser tomadas para proteger as informações confidenciais dos clientes.

É proibido o uso de informações privilegiadas para operações em mercados financeiros, seja em nome próprio ou de terceiros.

O RBBM coleta, usa e armazena informações pessoais em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei de Proteção de Dados).

O RBBM desenvolverá uma política de proteção de dados pessoais.

O uso de informações pessoais deve ser feito exclusivamente para fins profissionais e com a máxima confidencialidade.

XV – Participação em licitações

A licitação é o instrumento utilizado pelos órgãos públicos para contratar serviços ou adquirir bens, assegurando igualdade de condições e selecionando a proposta mais vantajosa, de acordo com as Leis nº 8.666/1993 e nº 14.133/2021. Em situações excepcionais, a contratação pode ocorrer por dispensa de licitação, conforme previsto na legislação.

Qualquer contratação pública deve ser previamente analisada pelos Sócios-Administradores, que têm a responsabilidade de orientar quanto à conformidade legal, desde a etapa licitatória, quando aplicável, até a celebração do contrato. A licitação é, por natureza, um processo competitivo, sendo vedado que integrantes do escritório mantenham contato com concorrentes de forma a comprometer a concorrência.

Os membros do escritório envolvidos em contratações com órgãos públicos devem informar prontamente aos Sócios-Administradores se tiverem parentesco de até terceiro grau ou vínculo próximo com integrantes de comissões de licitação. Além disso, é indispensável preservar o sigilo absoluto sobre documentos, procedimentos, prazos, informações técnicas, reuniões ou qualquer outro aspecto relacionado, direta ou indiretamente, ao processo licitatório.

XVI – Política de Brindes

Estimulamos a construção de boas relações com nossos diversos interlocutores externos. A troca de presentes e hospitalidades não é incentivada, mas é permitida em contextos culturais ou como celebração de parcerias institucionais. A oferta e o recebimento de brindes e presentes podem ser feitos de maneira generalizada, a título de cortesia, propaganda ou divulgação habitual, desde que não ultrapassem o valor equivalente a R$ 100,00 (cem reais).

É expressamente vedada a oferta e o recebimento de presentes em dinheiro.

XVII – Patrocínios e Doações

Cabe à diretoria analisar previamente quaisquer concessões de patrocínios e doações a instituições, ações sociais ou projetos filantrópicos. Além da autorização, para garantir que não haja facilitação de atividades ilícitas, a área de Compliance deverá auditar a entidade donatária ou patrocinada, os envolvidos e a atividade desenvolvida.

XVIII – Da política anticorrupção e da prevenção a lavagem de dinheiro

Todos os integrantes do escritório devem obedecer às normas anticorrupção estabelecidas no Código Penal e na Lei nº 12.846/2013. Adicionalmente, é necessário observar e cumprir as legislações estrangeiras aplicáveis, como o Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) dos Estados Unidos e o United Kingdom Bribery Act (UKBA) do Reino Unido.

XIX – Sanções e medidas disciplinares

O descumprimento deste Código de Compliance, das demais políticas e procedimentos do RBBM ou de qualquer legislação ou norma aplicável poderá sujeitar o(a) profissional às seguintes penalidades, a serem impostas pelo Comitê Executivo, a seu exclusivo critério, sem duplicidade:

• Advertência: Verbal ou escrita;
• Suspensão disciplinar: Por até 30 (trinta) dias;
• Rescisão: Do contrato ou exclusão da sociedade.

As penalidades serão aplicadas com base nos princípios de proporcionalidade, progressividade e imediatidade, considerando a gravidade da infração cometida.

A imposição ou não de qualquer uma das penalidades mencionadas não impede o RBBM de adotar outras medidas legais cabíveis, incluindo, mas não se limitando a, ações voltadas à reparação de danos e/ou à comunicação às autoridades competentes.

XV – Disposições Finais

Este Código de Compliance será divulgado a todos os integrantes do RBBM.

O Código será revisado a cada dois anos para avaliar possíveis adaptações.

Este Código foi aprovado pela Diretoria em 12 de março de 2025.